Infoset 02 8936 8915

InfoReper, la reperibilità fuori orario

È il componente che ci viene chiesto per primo, perché il presidio notturno è il punto in cui ci si accorge che il centralino da solo non basta. Quello che deve garantire si dice in una riga: nessuna chiamata resta senza traccia, nemmeno alle due di notte.

Un numero di reperibilità che squilla alle due di notte non può dipendere da chi si è ricordato di impostare la deviazione prima di andare a casa. InfoReper risponde al posto vostro, sa chi è di turno in quel momento e lo raggiunge sull'interno del centralino o sul cellulare.

Non è un programma da installare: gira su un nostro server dedicato in un datacenter nell'Unione Europea, si collega al vostro 3CX e si configura interamente da un'applicazione web con il vostro logo e i vostri colori. La piattaforma è multi-cliente e i dati di ogni azienda restano separati da quelli delle altre.

Il percorso di una chiamata

  1. Risponde il servizio giusto

    Ogni numero di reperibilità è un servizio a sé, con le sue fasce orarie e i suoi messaggi. Dove ne servono più d'uno — assistenza hardware, assistenza software — un menu vocale fa scegliere al chiamante con un tasto.

  2. Il sistema guarda chi è di turno

    Turni per gruppo su calendario settimanale o mensile, ciascun servizio con il proprio calendario: le festività italiane sono generate in automatico, Pasqua compresa, e si aggiungono chiusure aziendali e giorni speciali.

  3. Il tecnico viene raggiunto

    Sull'interno 3CX o sul cellulare. Per ogni gruppo si decide se far squillare i tecnici uno dopo l'altro nell'ordine stabilito, oppure tutti insieme.

  4. Deve premere 1 per accettare

    Chi risponde sente prima un messaggio di conferma. È un dettaglio piccolo che risolve un problema grosso: senza, la chiamata finisce nella segreteria del cellulare e il cliente crede di aver parlato con qualcuno.

  5. Se non risponde nessuno, resta il messaggio

    Il chiamante registra un messaggio vocale, preceduto dall'informativa. La mail parte subito ai tecnici di turno con i dati della chiamata, l'audio in allegato e il collegamento diretto al registro.

  6. Tutto finisce a registro

    Per ogni chiamata restano i tecnici tentati, chi ha risposto, il tempo di presa in carico e l'audio dell'eventuale messaggio. Le statistiche si filtrano per periodo, servizio e gruppo, e si esportano.

Calendario settimanale dei turni di un gruppo, con gli operatori assegnati giorno per giorno e il modulo per aggiungere un turno.
I turni di un gruppo, per settimana o per mese. Il numero di priorità accanto al nome decide chi viene chiamato per primo.
Elenco dei gruppi di reperibilità con modalità di squillo, conferma richiesta, servizi che li utilizzano e numero di operatori di turno.
Per ogni gruppo: come squillano i telefoni, quanto a lungo, se serve la conferma col tasto 1 e quanti tecnici risultano di turno in questo momento.
Gestione dei messaggi vocali: scelta della voce e della velocità, prova di ascolto, e per ogni messaggio il testo, il lettore audio e i comandi per rigenerarlo o caricare un file.
I messaggi che sente chi chiama. Si scrivono come testo e il sistema li genera con una voce sintetica, oppure si caricano già registrati; in entrambi i casi si ascoltano in prova prima di metterli in servizio.

I turni scoperti ve li diciamo prima

Ogni mattina parte una mail che segnala i buchi dei sette giorni successivi: i periodi in cui un servizio risulta attivo ma nessun tecnico è di turno. Gli stessi buchi sono evidenziati nella panoramica, insieme a chi è di turno adesso e alle ultime chiamate. È la funzione che evita di scoprire il lunedì che sabato notte non ha risposto nessuno.

Avviso dei turni scoperti nei prossimi sette giorni, con l'elenco degli intervalli in cui un servizio è attivo ma nessun operatore è di turno.
L'avviso come compare nella panoramica: giorno, fascia oraria, gruppo e servizio rimasto senza copertura.

Due moduli che si attivano solo se servono

  • Accesso tramite PIN

    Prima di arrivare al tecnico, chi chiama digita un codice personale o del proprio contratto: passa solo chi ha diritto all'assistenza, gli altri sentono un messaggio dedicato. Il codice identifica poi il cliente nel registro, nelle statistiche e nelle mail. Serve a chi offre la reperibilità soltanto ai clienti con contratto o livelli di servizio attivi.

  • Integrazione con anagrafiche e ticket

    È il punto in cui InfoReper incontra il resto di questa pagina. Il sistema riconosce il chiamante dal numero sul vostro CRM, gestionale o sistema di ticketing, verifica il contratto e apre o aggiorna un ticket con esito, tecnico, durata e messaggio vocale. Serve a chi gestisce già clienti e interventi altrove e non vuole registrare le stesse cose due volte.

Tracciabilità e conservazione

Pensato anche per le organizzazioni soggette alla direttiva NIS2. Ogni accesso e ogni modifica finiscono in un registro che riporta chi, quando, da dove e i valori prima e dopo, compresi l'ascolto dei messaggi e le esportazioni. Chiamate, messaggi vocali, turni e registro attività si conservano dodici mesi e oltre quel termine vengono cancellati automaticamente.

Le credenziali e le chiavi di collegamento verso posta e centralino sono conservate cifrate. Il funzionamento di servizi, linee e backup viene verificato ogni cinque minuti, con allarme via mail al guasto e al ripristino, e la copia notturna di database e configurazione va cifrata su uno spazio esterno al server.

Vi serve un presidio fuori orario?

Partiamo da quanti servizi di reperibilità avete, quanti tecnici si alternano e se i numeri sono già vostri. Da lì esce un preventivo con cifre definite.

Parliamo del vostro caso Tutti i prodotti